Bis vor wenigen Jahren waren die Verwaltung und Nutzung von Druckern mit erheblichem Aufwand verbunden und manchmal sogar problematisch für einen reibungslosen Ablauf in Unternehmen oder Organisationen. Drucker mussten individuell gekauft, unterhalten und entsorgt werden. Papier und Verbrauchsmaterialien waren schwer zu überblicken und mussten nach Bedarf geordert werden. Die Ablage von Dokumenten war mühsam und Sicherheitsprobleme an der Tagesordnung.

Mit Managed Print Services (MPS) können sich Unternehmen und Organisationen nun ganz aufs Kerngeschäft konzentrieren, denn die Verwaltung von spezifischen Druckanforderungen wird an Drittanbieter ausgelagert. An die Stelle von komplizierten, adminlastigen Systemen treten klar strukturierte Partnerprogramme, die sich an den jeweiligen Bedürfnissen von Kunden und Kundinnen orientieren. Es wird sichergestellt, dass die richtigen Drucker am richtigen Ort stehen und nur das bezahlt wird, was wirklich gedruckt wird. Nach Bedarf eines Unternehmens oder einer Organisation können Drucker entweder gekauft oder auch von Drittanbietern geleast werden.

Drucker und Drucknutzung werden mit MPS in benutzerfreundlichen Webportalen überwacht und ausgewertet. Kunden haben den Überblick und die Möglichkeit, ihre Drucknutzung zu optimieren. Auch die Anbieter von MPS arbeiten mit den in der Cloud gespeicherten Daten, um die Effizienz und den Ablauf fortwährend zu verbessern. Auf Datenbasis werden die neuesten Updates für Hardware oder Software durchgeführt, Papierbestände nachbestellt oder Reparaturen ausgelöst. Diese Reparaturen können mittels cloudbasierter Systeme dezentral an mehreren Druckern gleichzeitig durchgeführt werden. Darüber hinaus sollte immer lokaler Support zur Seite stehen für kontinuierliche Beratung und strategische Unterstützung.