Wir alle kennen das: Zahlungen sind oft nicht nur eine Belastung fürs Portemonnaie, sondern auch für die Nerven: "Roter oder oranger Einzahlungsschein? Wo ist denn schon wieder die korrekte IBAN? Die Referenznummer ist schon wieder ungültig?" Das korrekte Erfassen der ­Daten verlangt Zeit und Exaktheit, sowohl auf Seiten des Rechnungsstellers wie des Zahlenden. Aber es geht auch einfacher, dank der Digitalisierung.

QR-Rechnungen werden ab Mitte 2020 eingeführt

Die neuen QR-Rechnungen, die Mitte 2020 eingeführt werden, sind so konzipiert, dass sie alle nötigen Informationen in einem QR-Code enthalten. Dieser kann mit dem Smartphone, einer PC-Kamera oder dem Handscanner eingelesen werden. Das zeitraubende manuelle Eintippen von Referenznummern ist somit überflüssig – und dadurch passieren auch weniger Fehler.

Die effizienteste Art, Rechnungen zu empfangen und zu bezahlen, ist mit eBill und E-Banking, weil der Prozess gänzlich digital erfolgt. Da dies aber noch längst nicht von allen genutzt wird, schlägt die QR-Rechnung eine Brücke zwischen der digitalen und der Papier-basierten Welt und bietet damit dem Rechnungsempfänger eine einfache Einstiegsmöglichkeit, auf die digitale Schiene von eBill umzusteigen. Ab dem 30. Juni 2020 gibt es die QR-Rechnung in den drei Ausprägungen, welche die nebenstehenden Abbildungen zeigen.

Rund 600’000 Schweizer Unternehmen müssen bis Mitte 2020 die QR-Rechnung in ihre Zahlungs- und Buchungssoftware integrieren – für die Softwarebranche der Schweiz eine grosse Herausforderung mit viel Informationsarbeit, aber auch eine Chance, die Digitalisierung in der Schweiz weiter voranzubringen.

Die Syntaxdefinition von Swico zeigt auf, wie die QR-Rechnung sinnvollerweise aufgebaut ist, um alle Rechnungsinformationen maschinenlesbar – und damit automatisch verarbeitbar zu machen. Diese Automatisierung des Kreditorenprozesses wird insbesondere von grossen und multinationalen Firmen, aber auch von Pensionskassen und Verwaltungen geschätzt. Zudem kann mit dem Validator von Swico die erfasste Rechnungsinformation gegen die definierte Syntax getestet werden, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden. Die Syntax und der Validator stehen auch Nicht-Mitgliedern zur Verfügung.

Regelmässige Updates zum Stand der QR-­Rechnung und der Implementierung bei Banken und ERP-Anbietern finden Sie jeweils auf Paymentstandards.ch.

Auf www.swiss-qr-invoice.org finden Interessierte die Syntax und den Validator, zusammen mit Links zu weiteren Unterlagen zur QR-Rechnung.

Vorteile der QR-Rechnung für den ­Rechnungssteller

• Vereinfachter Zahlungsabgleich, weniger ­manueller ­Aufwand
• Elektronische Übermittlung von allen Zahlungs­informationen
• Rechnungen bequem auf weisses Papier selber aus­drucken; vorgedruckte Einzahlungsscheine werden nicht mehr ­benötigt
• ESR-Referenznummern können weiterhin ­verwendet werden
• Felder für Betrag und/oder Zahler können ­frei­gelassen ­werden
• Felder für Mitteilungen sind möglich

Vorteile der QR-Rechnung für den ­Rechnungsempfänger

• Die vereinfachte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Geld
• Die manuelle Erfassung der Daten fällt weg
• Damit gibt es auch weniger Fehler beim Einlesen
• Ein automatischer Buchungsabgleich ist möglich
• Freie Wahl des Zahlkanals: ­E-Banking, M-Banking oder Schalter