Der Information Worker – eine Zukunftsvision?

50-75% aller relevanten Informationen werden heute «Peer-To-Peer» – von Kollege zu Kollege – ausgetauscht, aber nur, wenn man den «richtigen» Kollegen auch kennt. Bis zu 30% und mehr der Arbeitszeit wird heute darauf verwendet, relevante Informationen überhaupt erst zu finden.
In den firmenweiten Informationsstrukturen ist es oft noch so, dass bis zu 80% relevanter Informationen auf persönlichen Festplatten und Geräten oder in persönlichen Verzeichnissen auf verstreuten Fileservern, in unterschiedlichen Verzeichnissen, E-Mails, in Mini- und «grauen» Abteilungsapplikationen, und in nicht-verbundenen oder nicht-zugänglichen Partnersystemen verborgen sind. Ein geeignetes System kann die Arbeit mit Informationen durch passende Prozesse optimal unterstützen:
n Metadaten und konsequente Kategorisierung statt hierarchischer Verzeichnisstrukturen: Wenn Shared Folders zu wenig Komfort bieten, Dokumente nicht mehr zu finden sind, die aktuelle Version in mehreren Verzeichnissen, auf mehreren Servern liegt, hilft eine klar organisierte Dokumentenverwaltung.
n Passive Push statt Pull: Wenn die Informationsmenge nur noch zunimmt, die E-Mail-Distributionslisten nie up-to-date sind, hilft zielgruppengerechtes verteilen von Informationen.
n Informationskanalisation: Wenn die Inbox laufend platzt, die Mail-Anhänge mehrfach abgelegt werden und der Spam zum Problem wird, bieten alternative Kommunikationskanäle Abhilfe.
n Konföderierte Suche, Enterprise Application Integration, Single-Sign-On: Wenn abteilungsweite oder persönliche Informationen mit «Mini-Applikationen» in Access, Excel oder Word verwaltet werden, liegen wichtige Informationen brach. Eine einheitliche Informations-Plattform macht alle Lösungen und Informationsformen zugänglich.
n Knowledge Management und Partner Integration: Ungenutzte Wissensquellen, wie z.B. Mitarbeiter, interne Drittsysteme und unnutzbare, externe Informationen, können durch intelligente Anbindung von Systemen erschlossen werden.

Enterprise Information Solution

Heute üblicherweise eingesetzte Systeme fördern die Teamarbeit viel zu wenig, sondern fordern redundantes und isoliertes Arbeiten geradezu heraus. Mangelnde oder unscharf formulierte Prioritäten erschweren die Konzentration auf gemeinsame Ziele und Aufgaben. Stattdessen können mit «Collaborative Solutions» Themen in dedizierten Arbeitsbereichen bearbeitet werden, z.B. mit eigenem Dokumenten-, Termin- und Aufgabenmanagement. Übergeordnete «Information Cockpits» helfen bei der Aggregation von Information und Daten aus verschiedenen Quellen.
Die Produktivität des Information Workers wird erhöht, indem schneller Zugang zu relevanten Informationen gewährleistet wird. Effiziente und schlagkräftige Teams werden durch eine Informations-Infrastruktur unterstützt, die qualitativ bessere und raschere Entscheide erlaubt. Dank der so möglichen schnelleren Problemlösung, und nicht zuletzt auch wegen der verbesserten Informationsvernetzung, kann die Kundenzufriedenheit erhöht und die Produktpalette optimiert werden. Dank gezielter Analysen und Reports kann Sparpotential aufgedeckt und Entwicklungs-, Planungs-, Produktions- und Projektzyklen können verkürzt werden. Auch die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern kann erheblich vereinfacht werden.

Workflows unterstützen die Suche

Heute bereits verfügbare Technologien unterstützen diese Vision: Die Windows Sharepoint Technologies bieten Team-Organisation und Enterprise Aggregation auf verschiedenen Ebenen. Dabei gehören die in letzter Zeit so oft gelobten, aber auch von Supportern und Systemadministratoren genauso oft verfluchten Mobile Devices wie PDA und Smartphone unbedingt zur Infrastruktur des neuen «Information Worker».
Die SOA-Technologien (Service Oriented Architecture) von Microsoft ermöglichen nicht nur eine Integration «Out-of-the-Box» mit Microsoft-Applikationen, sondern durch geeignete Middleware auch Zugriff auf fremde interne und externe Systeme. Eine betriebsfremde Applikation kann so ein Dokument, z.B. Zahlungsbeleg, auf berechtigte Anfrage hin aus dem internen Informationspool übertragen.
Geregelte Geschäftsabläufe lassen sich mit entsprechenden Hilfsmitteln auch elektronisch abbilden. Diese Workflows könnten tatsächlich das Suchen unterstützen, automatische Abläufe über mehrere Systeme hinweg anstossen und weitere Abläufe überwachen. Definitive und immer unabhängig ausführbare Ausnahmeregeln werden dabei über das Überleben solcher integra

Der Autor

Björn Drolshagen ist Leiter Consulting bei der Thalwiler 1eEurope Switzerland.
www.1eeurope.ch