Den versteckten Kosten an den Kragen

Das Druckvolumen in Unternehmen steigt seit Jahren unvermindert. Die Papierausgabe in einem typischen Büro beispielsweise wächst laut Giga Information Group jährlich um 21 Prozent. Versteckte Kosten werden dabei oft übersehen. Laut der IDC- Studie «Dokumente – Eine Möglichkeit zur Kostenkontrolle und betrieblicher Umgestaltung» waren 90 Prozent (in der Schweiz 88%) der 956 befragten Geschäftsführer und Senior Business Manager aus 14 europäischen Ländern nicht in der Lage, ihre Dokumentationsausgaben (Printer, Kopierer, Fax, Scanner) abzuschätzen. Gar 97 Prozent der Befragten wussten nicht, wie viel Prozent ihres Umsatzes auf Ausgaben im Dokumentenbereich entfallen, 95 Prozent konnten nicht schätzen, wie viel Geld sie für überflüssige oder nicht benötigte Dokumente aus dem Fenster werfen.

Handlungsfähigkeit eingeschränkt

Die Marktforscher schätzen, dass die durchschnittlichen jährlichen Kosten für Dokumentation zwischen 5 und 15 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens (im Schnitt 1 Mio. Euro pro Jahr und Unternehmen) ausmachen. Drucker, dazugehörige Verbrauchsmaterialien und der benötigte Support betragen zehn bis 20 Prozent des IT-Budgets, sagt die Gartner Group.
Die Marktforscher raten daher Unternehmen dringend, sich mit Verfahren zum Document Process Management (DPM) vertraut zu machen. Immerhin glauben bereits 70 Prozent der Befragten der IDC-Studie, dass unzureichendes Dokumentenmanagement die Handlungsfähigkeit ihres Unternehmens beeinträchtigt.

Kostenanalyse

Um hier Abhilfe zu schaffen, setzt Xerox mit seinem «Xerox Managed Office Services» (MOS) an. Ähnlich wie beim so genannten «Discovery Program» von Lexmark, wird von Xerox in einem ersten Schritt eine Dokumentenanalyse vorgenommen. Unter anderem sollen die Total Cost of Ownership (TCO) für Büro- und Hostdruck ermittelt werden, die qualitative Drucker- und Anwendungsinfrastruktur, Betriebsabläufe und Anforderungen, sowie UHD (User Help Desk)-Prozesse zur Behandlung von Druckerproblemen erfasst und Ist-Prozesse sowie Logistik-Prozesse für Verbrauchsmaterial erforscht werden.

DPM auslagern

Mit dem Abrechungsdienst «eClick» beispielsweise – speziell für Grosskunden und Unternehmen mit mehreren Niederlassungen entwickelt – können Leistungen für Gerätewartung, Bestellung von Verbrauchsmaterialien und Druckkosten pro Seite erfasst werden. Mit «Page Pack», für kleine und mittelständische Unternehmen, werden Verbrauchsmaterialien und Wartung pro Seite abgerechnet.
XOS (Xerox Office Services) ist die Outsourcing-Lösung für Firmen mit vielen im Einsatz befindlichen Systemen. Beim Strategic Sourcing kauft Xerox, wenn das der Kunde wünscht, die Infrastruktur (zum Marktwert) zurück, übernimmt die Produktionsverantwortung im Büro und bei Bedarf das bestehende Personal. Xerox garantiert dabei eine Mindesteinsparung bei den Kosten von 15 Prozent gegenüber den heutigen Ist-Kosten. Ob von Xerox, Lexmark, Canon oder anderen Druckspezialisten, eine Analyse der effektiven Output-Kosten dürfte sich allemal lohnen. Und sei es nur, um einmal Transparenz zu schaffen. (sk)

Schritte zum Dokumentenmanagement

Untersuchung verdeckter Kostenbereiche und Sensibilisierung des Unternehmens für Dokumentenkosten
Untersuchung der Dokumentenbeschaffungs- und Supply-Chain-Management-Prozesse
Ermittlung der häufig archivierenden und abzurufenden Dokumente und Untersuchung der Implikationen für das Unternehmen
Entscheidung über notwenige Schritte zur Optimierung der Kostenkontrolle und ob ein externer Anbieter mit dem Dokumentenmanagement betraut werden sollte


Quelle: Xerox