Kosten runter, Produktivität rauf

Der Einsatz neuer Kommunikationsdienstleistungen birgt ein riesiges Potential für Produktivitätssteigerung und Kostensenkung. Eine Investition ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn Mitarbeitende neue Tools akzeptieren und einsetzen.

Artikel erschienen in Swiss IT Reseller 2007/21

Früher waren Meetings eine einfache Angelegenheit - alle trafen sich an einem Ort, setzten sich zusammen und unterhielten sich. Mit der zunehmenden Globalisierung ist dieses althergebrachte Verfahren in vielen Fällen weder möglich noch sinnvoll und auf jeden Fall zu teuer. Eine ganze Reihe neuer Informations- und Kommunikationstechnologien wie Audio-, Web- und Videokonferenzen ergänzen und ersetzen mindestens teilweise die persönliche Begegnung. Der Einsatz von Dienstleistungen im Bereich «Unified Communication und Collaboration» (UCC) bringt nicht nur massive Kosteneinsparungen, sondern ist auch eine der Grundvoraussetzungen für eine bessere Kommunikation und für die nahtlose Zusammenarbeit auf internationaler bzw. globaler Ebene.
In den letzten Jahren haben sich UCC-Anwendungen dank zahlreicher Innovationen massiv weiterentwickelt. So kann man heute Dokumente bearbeiten, während man mit anderen Beteiligten beispielsweise per Audiokonferenz oder Instant Messaging kommuniziert. Dabei wird die Auswahl an Lösungen und Medien immer grösser. So wie HD gerade das Fernsehen revolutioniert, wird etwa die nächste Generation der Videokonferenzdienste ein völlig neues, realitätsnahes Erlebnis bieten. Künftig werden hochauflösende Bildschirme und Kameras so um einen Konferenztisch gruppiert sein, dass man den Gesprächsteilnehmern, die sich irgendwo auf dem Globus befinden können, förmlich in die Augen blicken kann. Da die Fortschritte bei Produktivität und Effizienz so augenscheinlich sind, eröffnen Konferenzdienste eine völlig neue Art der Kommunikation und der Zusammenarbeit.

Anwendungen integrieren

Die Verbesserungen bei Produktivität und Geschäftsabläufen, die UCC verspricht, hängen von der nahtlosen Integration der verschiedenen Anwendungen ab. Am häufigsten handelt es sich hierbei um IP-Telefonie, Instant Messaging, E-Mail, Microsoft Office und Conferencing (Audio, Video und Web). Die Integration dieser Applikationen, die zumeist von mehreren Lieferanten angeboten werden, erfordert aufgrund der Komplexität ein umfassendes Know-how über die verschiedenen ICT-Disziplinen hinweg. Obwohl beispielsweise bereits 80 Prozent der Unternehmen den Umstieg auf IP-Telefonie betreiben, haben bislang erst deren 20 Prozent die gesamte Nutzerbasis auf IP-Telefonie umgestellt.
Neben den rein technologischen Aspekten stellt der Betrieb und Unterhalt dieser Anwendungen eine weitere grosse Herausforderung dar. Dabei ist die Bereitstellung von UCC-Anwendungen als «End-to-End-Service» oder als Ergänzung eines ICT-Outsourcing- Abkommens für die Kunden besonders attraktiv.

Kosteneinsparungspotential

In einem durchschnittlichen Unternehmen fallen 30 bis 60 Prozent des Sprachverkehrs im Conferencing an. Dies bedeutet, dass Unternehmen, die ihre Kommunikation auf IP-Technologien umstellen und sie somit auf ein konvergentes ICT-Netz bringen, einen erheblichen Return on Investment erzielen und weit mehr als 30 Prozent an Kosten einsparen können. Die finanziellen Vorteile dieses Konzepts liegen also auf der Hand. In ihrer Studie «The Business Case for Videoconferencing» von 2005 zeichnet Wainhouse Research Szenarien, nach denen ein Unternehmen geschätzte 80’000 Euro im ersten Jahr sparen kann, wenn nur zehn Mitarbeiter für 40 Prozent ihrer Meetings Video-Technik nutzen.
Unified Communications kann den Unternehmen auch bei der Verbesserung der wirtschaftlichen Nachhaltigkeit helfen, indem unproduktive Arbeitsstunden reduziert werden. In der Studie «Unified Communications Application Uses and Benefits» von 2006 schätzt Sage Research, dass Unified Communications jedem Mitarbeiter täglich bis zu 3,5 Stunden Leerlauf ersparen kann. Unified Communications spart also Zeit und verbessert die Produktivität dank einfacherer Kommunikation zwischen den Menschen. Zudem hat die Reduzierung der Reisetätigkeit neben dem umweltschonenden Aspekt auch noch Vorteile für das Unternehmen in Form schnellerer Entscheidungsfindung und persönlicher Interaktion.
Von Bedeutung für die Produktivität sind auch die im Zusammenhang mit einer UCC-Lösung realisierbaren weichen Faktoren. Durch die Bereitstellung einer Kommunikationslösung, die den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, jederzeit und überall, auch von zu Hause aus, in der gewünschten Form produktiv zu sein, können Unternehmen den CO2-Ausstoss erheblich verringern, die Vielfalt ihres Personals fördern und gleichzeitig für einen besseren Ausgleich von Berufs- und Privat-/Familienleben sorgen.

Änderungen der Verhaltensweisen

Soll die zu erwartende Investitionsrendite tatsächlich erzielt werden, ist unbedingt zu berücksichtigen, wie und in welchem Masse die Mitarbeitenden die neuen Technologien und Dienstleistungen akzeptieren und einsetzen. Die einfache technische Installation am Arbeitsplatz reicht nicht aus, um eine bestehende Unternehmenskultur nachhaltig zu verändern. Genau dies ist aber unabdingbar.
Wenn Unternehmen die notwendigen Veränderungen bei den Verhaltensweisen der Mitarbeitenden nicht verstehen, laufen sie Gefahr, technologische Innovationen einzuführen, die den beabsichtigten Zweck nicht erfüllen. Die gezielte Schulung von Mitarbeitern in der Technologieanwendung ist ein Muss.
Die Nachfrage nach integrierten UCC-Diensten ist stark steigend. Um die Bereitstellung von Unified Communications Services erfolgreich zu gestalten, ist eine Mischung aus IT-, Netzwerk- und Systemintegrations-Know-how sowie ein profundes Wissen über die Kommunikationsprozesse und deren Rolle im Unternehmen erforderlich.