Das neue Office 11 setzt voll auf Teamworking

Obwohl Office XP sich gerade erst in den Büros durchsetzt, präsentiert Microsoft schon die Beta der Nachfolgeversion. Unsere Schwesterzeitschrift InfoWeek hatte als erste Schweizer Zeitschrift Gelegenheit, sie sich bereits jetzt anzusehen.

Artikel erschienen in Swiss IT Reseller 2002/21

In den Unternehmen ist Office XP noch kaum breitflächig installiert, und schon präsentiert Microsoft eine erste Beta der Nachfolgeversion des Software-Pakets.
Die Stärken der kommenden Büro-anwendung zeigen sich in verschiedener Hinsicht: Zum einen wurde die Zusammenarbeit mit den hauseigenen Back-End-Serverprodukten verstärkt und die XML-Funktionalität erweitert, zum andern haben die Redmonder den Fokus auf verbesserte Usability gelegt und die Suite auch optisch aufgefrischt. So wurden etwa alle Applikationen deutlich ans Look&Feel von Windows XP angepasst.
Letzteres zeigt sich bereits nach der Installation der neuen Office-Version: Ein Neustart ist nicht mehr vonnöten. Auch sollen dabei keine Systemdateien mehr verändert werden. Mit den leidigen Dialogboxen à la «Auf Ihrem System ist eine neuere Datei mit demselben Namen installiert. Wollen Sie diese beibehalten oder überschreiben?» ist also Schluss.
Praktisch ist auch die Möglichkeit, einen lokalen Cache mit den Installationsfiles zu kreieren, womit sich Features nachinstallieren lassen, ohne dass die Original-CD zur Verfügung stehen muss.
Vor allem für Firmenkunden, die mit dem Sharepoint-Server arbeiten, dürfte die enge Kooperation quasi aller Office-Tools mit der Dokumentenverwaltungs- und Groupware-Lösung reizvoll sein. So verfügen die Office-Anwendungen über ein neues Task Pane, womit direkter Zugriff auf die Sharepoint-gesteuerten Team-Aktivitäten gewährt wird.
Auch die Funktionalität und Einbindung der XML-Strukturierungssprache wurden stark erweitert. So können Excel-Anwender beispielsweise XML-Daten mit benutzerdefinierten Schemen austauschen, wofür mit dem XML Structure Task Pane ein visuelles Tool für das Mapping von XML-Daten zur Verfügung gestellt wird.
Auch die Datenbankanwendung Access 11 vermag mit XML deutlich flexibler umzugehen: Beispielsweise kann beim Import oder Export eine XSL-Vorlage genutzt werden, was dem Einbinden von Fremddaten in die eigenen Access-Strukturen stark entgegenkommt. Applikationsübergreifend finden sich darüberhinaus Neuerungen wie der Zugriff auf Microsofts

Office

Web Services, Online-Training, Multimedia- und Vorlagen-Bibliotheken oder Fax-Server-Dienste. Beim Faxen übers Internet muss zwar die Leistung eines Drittanbieters in Anspruch genommen werden, alternativ sollen sich aber auch interne Fax-Server nutzen lassen.

Outlook 11

Microsofts Mail-Client kann mit diversen Neuerungen aufwarten, die das Leben des IT-Workers vereinfachen. Ins Auge sticht das neue Preview-Fenster, das nicht nur frei positioniert werden kann, sondern auch deutlich mehr zeigt als in der Vorgängerversion. Möglich machten dies Technologien wie Cleartype oder Subpixel-Positionierung, die Microsoft aus der eReader-Entwicklung beigesteuert hat.
Ebenfalls praktisch sind die sogenannten Search Folders, die nach erfolgter Konfiguration Mails anzeigen, die etwa mit einem Nachverfolgungs-Flag gekennzeichnet sind oder von einem bestimmten Absender kommen.
Bereits im Vorfeld bekannt wurde eine neue Eigenheit: Wird externer Content in eine Mail eingebunden, wird dieser nicht sofort angezeigt. Dadurch kann dem Spam-Ärger durchaus ein Riegel geschoben werden. Bis anhin wird einem Spammer sofort mitgeteilt, dass eine Mail-Adresse gültig ist, sobald beim Öffnen auf einen externen Server zugegriffen wird. Weitere Neuerungen betreffen die Möglichkeit, längere Mail-Konversationen in Threads zu gruppieren, das Switching zwischen LAN- und Dial-up-Verbindungen oder die Anzeige mehrerer Kalender nebeneinander.

Access 11

Von den Neuerungen der Datenbank profitieren vor allem die Entwickler: So können jetzt Smart Tags direkt mit einzelnen Datenbankfeldern gekoppelt werden. Jedes Feld in einem Formular, Report oder einer Datenzugriffsseite bietet hierfür ein spezielles Eigenschaftenfeld für die Definition der Smart Tags.
Weiter bietet die 11er-Version erweitertes Fehlerhandling, das jetzt auch nicht zugeordnete Bezeichnungsfelder oder zirkulare Referenzen erkennen kann. Schätzen werden Entwickler ferner die Möglichkeit, Objekt-Abhängigkeiten anzeigen zu lassen. Bevor etwa ein Formular gelöscht wird, ist ersichtlich, welche Tabelle oder welche Code-Sequenzen damit verbunden sind. Last but not least bietet die kommende Access-Version erstmals eine integrierte Backup-Routine, die man bis anhin schmerzlich vermisst hat.

Word 11

Auch Microsofts Textverarbeitung profitiert von der erweiterten XML-Funktionalität. Anders als in der 2002er Version wird beim Speichern als XML-Dokument jetzt eine einzige Datei generiert. Darüberhinaus ordnet Word bei der Anzeige automa-tisch eine Extensible Stylesheet Language Transformation (XSLT) sowie eine Schema-Definition zu.
Interessant ist in diesem Zusammenhang auch die Möglichkeit, nur bestimmte Dokumentbereiche für das Editieren oder auch nur für die Formatierung freizugeben. Dadurch lässt sich nicht nur die Dokumentenstruktur erhalten, wenn diverse Anwender an einem Dokument arbeiten, auch positioniert Microsoft damit Word 11 zum Client-seitigen Eingabewerkzeug in XML-basierten Business-Prozessen.
Dazu hat die Cleartype-Technologie jetzt auch in Word Eingang gefunden, wobei eine neue Layout-Reading-Ansicht dazugekommen ist.

Excel 11

Neben den bereits eingangs angesprochenen Features für die Zusammenarbeit mit der Sharepoint-Anwendung können, wie in Access, auch in der Tabellenkalkulation fortan Zellen oder Arbeitsmappen individuell mit Smart-Tag-Funktionen gekoppelt werden. Fährt der User mit der Maus über entsprechend verbundene Zellen, wird augenblicklich die betreffende Funktion aufgerufen.
Erstmals unterstützt Excel jetzt auch die seit kurzem verfügbaren Tablet PCs: Anwender können per Pen-Eingabe Annotationen oder Notizen zu einem Arbeitsblatt hinzufügen. Schliesslich haben die Microsoft-Entwickler die statistischen Werkzeuge der Tabellenkalkulation um verschiedenste Funktionen erweitert.

Powerpoint 11

Die Präsentationsanwendung bietet diverse Detailverbesserungen. Zu nennen sind hier beispielweise der integrierte Viewer, der jetzt auch mit Animationen zurechtkommt, die Möglichkeit, Präsentationen direkt auf CD zu brennen, oder die erstmalige Thesaurus-Unterstützung.
Daneben bietet Powerpoint wie auch Excel Smart-Tag-Funktionalität und integriert die jüngste Ausgabe der hauseigenen Windows-Media-Player-Technologie. Ohne die verschiedenen Neuerungen auf Herz und Nieren getestet zu haben, gewinnt man den Eindruck, dass Microsoft mit dem kommenden Release primär die Anwender in grösseren Unternehmen fokussiert.
Wer kaum Wert auf die Möglichkeit legt, Daten im XML-Format auszutauschen, keine Sharepoint Team Services einsetzt und auch keinen Tablet PC besitzt, für den machen die Neuerungen ein Update nicht zwingend. Hinzu kommt die Tatsache, dass mit Office 11 erstmals die alten Windows-
9x/Me-Betriebssysteme nicht mehr unterstützt werden, die gerade im KMU-Umfeld doch noch weit verbreitet sind.
Wie sich Office 11 aber im Markt behaupten wird, hängt nicht zuletzt von der Entwicklung der Web-Services ab, denn gerade mit den Smart-Tag-Funktionen eröffnen sich hier neue Möglichkeiten im globalen Datenaustausch.