Der Preis verliert zusehends an Gewicht

Seit der Revision des öffentlichen Beschaffungsrechts soll bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand nicht mehr primär der günstigste Preis entscheiden. Die Faktoren Qualität, Nachhaltigkeit und Innovation haben stattdessen mehr Gewicht gewonnen. Ausserdem sollte die Anbieterfreundlichkeit verbessert werden. Im Schweizer IT-Channel sei dieser Wandel durchaus spürbar, wie Experten im Gespräch sagen. Gleichzeitig werde die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen damit aber nicht unbedingt einfacher: Steigende Anforderungen, etwa an Security, Compliance, Datensouveränität und Lieferketten, sorgen dafür, dass insbesondere kleinere Anbieter heute mehr Unterstützung benötigen, wenn es um die Ausschreibungen geht.


Mit dem Anfang 2021 in Kraft getretenen totalrevidierten öffentlichen Beschaffungsrecht wollte der Bund nicht bloss einige Regeln verändern, sondern einen Kulturwandel anstossen. Besonders symbolträchtig ist dabei der Wechsel vom «wirtschaftlich günstigsten» zum «vorteilhaftesten Angebot». Der Preis soll also nicht verschwinden, aber stärker gegen qualitative und nachhaltige Aspekte abgewogen werden. Die 2025 überprüfte und punktuell angepasste Beschaffungsstrategie führt diese Stossrichtung seit Anfang 2026 weiter.

Angepasste Angebote notwendig

David Eberle, Senior Business Consultant bei UMB, bewertet die grundsätzliche Entwicklung positiv. Die stärkere Gewichtung von Qualität, Nachhaltigkeit und Innovation führe zu besseren Diskussionen über die Wirkung einer Lösung, Lebenszykluskosten, Sicherheit und die tatsächliche Umsetzbarkeit. «Gleichzeitig bleibt der Preis in vielen Verfahren sehr dominant», hält er fest.

Für Dienstleister verändert das die Art und Weise, wie sie ihre Angebote aufbauen. Es genügt weniger als früher, technische Anforderungen zu erfüllen und dafür einen konkurrenzfähigen Preis zu nennen. UMB müsse beispielsweise stärker darlegen, welchen langfristigen Mehrwert ein Vorgehen, ein Projektteam oder eine Architektur tatsächlich schafft. Eberle nennt nachvollziehbare Lieferobjekte, belastbare Referenzen, transparente Annahmen sowie eine realistische Beurteilung von Aufwand und Risiken als zentrale Elemente.


Thomas Benz, Country Manager Switzerland bei Arrow Enterprise Computing Solutions, beobachtet ebenfalls einen schrittweisen Kulturwandel. Seiner Einschätzung nach wurde der Preis früher in vielen Ausschreibungen mit 70 bis 80 Prozent gewichtet, heute liege man eher bei 40 bis 50 Prozent. Dafür hätten Sicherheitskonzepte, Service Level Agreements, Nachhaltigkeitsaspekte oder die Innovationsfähigkeit der Anbieter an Bedeutung gewonnen.

Ein Selbstläufer ist der Wandel aber nicht. Qualitative oder ökologische Kriterien müssen von den Beschaffungsstellen so formuliert und bewertet werden, dass das Verfahren transparent und nachvollziehbar bleibt. Genau hier sieht Benz eine Herausforderung. Der Preis sei weiterhin eine besonders einfach mess- und vergleichbare Kennzahl. «Deshalb spielen nach wie vor harte Muss-Kriterien eine wichtige Rolle», so Benz.

Die Verschiebung verändert zugleich die Arbeit des Distis im Channel. Während sich dessen Unterstützung früher stärker um Preise und Verfügbarkeiten drehte, würden Channel-Partner heute vermehrt Unterstützung bei Nachhaltigkeitsnachweisen, Zertifizierungen sowie Architektur- und Qualitätskonzepten benötigen.

Offene Standards verhindern Abhängigkeiten

Eine weitere einschneidende Veränderung in der öffentlichen Beschaffung ist auch, dass offene Standards und Interoperabilität an Gewicht gewonnen haben. Für Eberle ist auch das grundsätzlich positiv, «weil es Abhängigkeiten reduziert und spätere Betriebs- oder Anbieterwechsel erleichtert». Entscheidend sei allerdings die konkrete Ausgestaltung. Offene Standards müssten fachlich präzise definiert sein. «Sonst entstehen Interpretationsspielräume, die die Vergleichbarkeit der Angebote in der Evaluation erschweren.»

Arrow beobachtet parallel dazu eine stärkere Nachfrage nach Multi-Vendor-Lösungen. Öffentliche Auftraggeber würden häufiger Wert auf standardisierte Schnittstellen, Datenportabilität und interoperable Architekturen legen. Das Ziel sei, langfristig mehr Freiheit bei Technologieentscheidungen zu behalten und einseitige Abhängigkeiten von Herstellern zu vermeiden.


Damit verändere sich auch die Rolle der Distribution, wie Benz ergänzt. «Während früher häufig einzelne Herstellerlösungen im Vordergrund standen, agieren wir heute zunehmend als Lösungsaggregator.» Besonders in Bereichen wie Virtualisierung, Security, Cloud Management und Datacenter-Infrastruktur würden Lösungen heute häufig aus Technologien mehrerer Hersteller bestehen.

Für den Distributor führt das zu mehr Koordinationsarbeit: Unterschiedliche Technologien müssen so zusammenspielen, dass Schnittstellen offen bleiben und spätere Erweiterungen oder Migrationen möglich sind. Besonders relevant ist dies laut Benz bei Modernisierungsprojekten und hybriden Betriebsmodellen.

Für kleinere Anbieter bleibt die Hürde hoch

Zu den Zielen der Revision gehört auch die verbesserte Anbieterfreundlichkeit. Gerade kleinere Lieferanten, für die die grossen Ausschreibungen eine komplexe Herausforderung darstellen können, sollen bessere Chancen erhalten. Die Realität im IT-Markt zeigt allerdings einen Zielkonflikt: «Formal sollen Verfahren einfacher und zugänglicher werden. In der Realität steigen die Anforderungen an Compliance, Security, Datenschutz, Cloud, Nachhaltigkeit und Nachweisführung stark», wie Eberle die Situation zusammenfasst. Kleinere Anbieter können aus seiner Sicht insbesondere dann profitieren, wenn Aufträge sinnvoll in Lose aufgeteilt und Partnerschaften zugelassen würden. Schwieriger werde es dagegen, wenn sehr umfangreiche Referenzen, zahlreiche zertifizierte Mitarbeiterprofile oder besonders breite Leistungskataloge vorausgesetzt werden. Als Folge sieht der Business Consultant daher in diesem Rahmen eine stärkere Bedeutung von Konsortien, Subunternehmen und Partnerökosystemen.

«Aus meiner Sicht haben es kleinere Channel Partner heute nicht unbedingt einfacher», so auch Thomas Benz’ Einschätzung aus Sicht des Distributors. Die von David Eberle bereits genannten Teillose könnten zwar die Eintrittshürden senken, gleichzeitig werden diese Gewinne aber durch die weiter steigende technische und administrative Komplexität relativiert. Themen wie ISO-Zertifizierungen, Compliance, Datenschutz, Lieferkettennachweise, Herstellerzertifizierungen und Partnerstatus beanspruchten Ressourcen, über die kleinere Dienstleister nicht im selben Umfang verfügten wie grosse.


Chancen sieht Benz vor allem für kleine Anbieter mit hoher Spezialisierung in einer klar definierten Nische. An diesem Punkt kommt könne man als Distributor viel beitragen: «Wir sehen uns als Enabler für unsere Channel Partner und unterstützen insbesondere kleinere und mittlere Reseller dabei, fehlende Ressourcen oder Fähigkeiten zu ergänzen», so der Country Manager von Arrow.

Lokale Wertschöpfung und Datensouveränität

Neben dem Beschaffungsrecht selbst beeinflussen aber auch weitere Entwicklungen die öffentliche IT-Beschaffung. Unter anderem zeigt sich das beim viel und zuweilen emotional diskutierten Thema der Datensouveränität. «Anforderungen an den Datenstandort Schweiz, Schweizer Supportorganisationen und lokale Wertschöpfung haben klar an Bedeutung gewonnen», so David Eberles Beobachtung. Er nennt Datenschutz und Informationssicherheit ebenso als Gründe wie Resilienz, geopolitische Risiken und die operative Erreichbarkeit eines Dienstleisters. Einheitlich ausgeschrieben werden diese Anforderungen seiner Erfahrung nach allerdings nicht. Je nach Verfahren tauchen sie als Muss-Kriterium, als bewertetes Zuschlagskriterium oder lediglich als implizite Erwartung auf.

Arrow beobachtet insbesondere beim Datenstandort vergleichsweise klare Vorgaben. Die Speicherung und Verarbeitung von Daten in der Schweiz sei häufig explizit gefordert. Als entsprechend relevant ordnet Benz Schweizer Rechenzentren, Sovereign-Cloud-Angebote und hybride Architekturen mit definierten Sicherheits- und Compliance-Eigenschaften ein.


Eine lokale Supportorganisation kann darüber hinaus einen entscheidenden Unterschied machen. Reaktionszeiten, Vor-Ort-Services, Ersatzteilverfügbarkeit oder Ansprechpartner in Deutsch und Französisch können laut Benz in die Bewertung einfliessen. Anders sieht es bei der direkten Forderung nach Schweizer Wertschöpfung aus. Eine Schweizer Herkunft könne aufgrund der vergaberechtlichen Rahmenbedingungen nicht ohne Weiteres verlangt werden. Lokale Kompetenz werde deshalb eher indirekt über Serviceorganisation, Präsenz im Land, Reaktionszeiten oder die genannte Verfügbarkeit von Ansprechpartnern in den Landessprachen gefördert. «Aus unserer Sicht sind diese Kriterien heute kein Randthema mehr, sondern bei vielen öffentlichen Beschaffungen zu einem festen Bestandteil der Bewertung geworden», so Benz zusammenfassend.

Security: Noch mehr Komplexität

Nicht nur das revidierte Beschaffungsrecht hat Auswirkungen auf die Ausschreibungen. So erhöhen etwa das neue Informationssicherheitsgesetz, das Datenschutzgesetz, Meldepflichten und weitere Security-Vorgaben die Komplexität weiter. Hinzu kommen öffentlichkeitswirksame Vorfälle wie der Datenabfluss beim für den Bund tätigen IT-Dienstleister Xplain (mehr dazu lesen Sie hier), durch die Risiken in der Lieferkette stärker in den Fokus gerückt sind.

Eberle beobachtet dadurch höhere Anforderungen an Governance, Lieferantensteuerung und Nachvollziehbarkeit. Themen wie Security by Design, Datenschutz, Logging, Incident Response, Business Continuity und geprüfte Betriebsprozesse seien deshalb heute früher Teil der notwendigen Überlegungen. Für einen Anbieter, der entsprechende Prozesse bereits etabliert hat, kann dies zum Differenzierungsmerkmal werden. Die Kehrseite ist ein höherer Aufwand für die Offerte, «da Nachweise, Zertifikate, Rollen, Prozesse und Verantwortlichkeiten detaillierter beschrieben werden müssen», so Eberle.


Auch Arrow sieht die eigentliche Herausforderung für viele Partner inzwischen weniger bei der Technologie als im Ausschreibungsprozess selbst. «Nicht selten müssen hochqualifizierte Engineers einen grossen Teil ihrer Zeit für Dokumentation, Nachweise und formale Anforderungen aufwenden, anstatt sich auf die eigentliche Lösungsentwicklung zu konzentrieren», erklärt Benz. Hinzu kommt das Risiko formaler Fehler, die zum Ausschluss führen können, «selbst wenn die technische Lösung überzeugt.»

Die Ausschreibungen binden ganze Teams

Wie gross der Aufwand tatsächlich geworden ist, zeigt die Zusammensetzung der Teams, die an grösseren Ausschreibungen arbeiten. Bei UMB bindet eine relevante WTO-Ausschreibung laut Eberle neben dem Bid Management typischerweise auch Account Management, Sales Consulting, Architektur, Engineering, Security und dazu die Legal-Abteilung. Der Grossteil der Arbeit entstehe dabei durch die Analyse der Anforderungen, die Prüfung von Muss-Kriterien, die Klärung von Referenzen, die Verfügbarkeit geeigneter Profile, die kommerzielle Kalkulation und die Risikobeurteilung.

Als grösste Herausforderungen nennt Eberle enge Fristen, hohe formale Anforderungen und sehr detaillierte Nachweise. Hinzu komme die schwierige Balance zwischen einer realistischen Aufwandsschätzung und einem Preis, der im Wettbewerb bestehen könne.


Für Distributoren eröffnet dieser Aufwand wiederum ein zusätzliches Tätigkeitsfeld. Zum einen unterstützt man laut Thomas Benz mit Pre-Sales- und Architektur-Spezialisten die Konzeption und Ausarbeitung komplexer Lösungen. Zum anderen helfen Tender- und Bid-Spezialisten bei der Prüfung von Ausschreibungsunterlagen, um die genannten formalen Fehler zu umschiffen. Dank der engen Zusammenarbeit des Distributors mit den Herstellern können Reseller darüber hinaus von projektbezogenen Konditionen, Proof-of-Concept-Umgebungen, Schulungen und Zertifizierungsprogrammen profitieren.

Die Lieferkette rückt ins Blickfeld

Als Bindeglied zwischen den Herstellern und den Resellern richtet sich der Blick für den Distributor ausserdem auf die gesamte Lieferkette. Denn mit der steigenden Bedeutung von Themen wie Nachhaltigkeit und Security geht der Blick heute über den direkten Vertragspartner hinaus. Gerade bei komplexen IT-Projekten besteht eine Lieferkette schliesslich aus zahlreichen Sublieferanten respektive Unterauftragnehmern.

Thomas Benz hält fest: «Durch unsere Richtlinien, vertraglichen Anforderungen, Sorgfaltsprüfungsprozesse und den Dialog mit unseren Stakeholdern streben wir an, den Interessen derjenigen gerecht zu werden, die von unserer Geschäftstätigkeit betroffen sind.» Die laufende Überprüfung von sich wandelnden Erwartungen der Interessengruppen und die Optimierung der Rückverfolgbarkeit, Transparenz und Rechenschaftspflicht der Lieferanten entlang der Wertschöpfungskette streicht er dabei besonders hervor.


Verhaltenskodizes und vertragliche Verpflichtungen spielen laut dem Country Manager ebenfalls eine zentrale Rolle. «Hersteller, Distributoren und Reseller verpflichten sich entlang der gesamten Lieferkette zur Einhaltung klar definierter ethischer, sozialer und ökologischer Standards.» Damit einher geht auch, dass man Kontrollen und Audits der Lieferanten ermöglicht. «Auftraggeber sollten das Recht haben, definierte Prüfungen durchzuführen oder entsprechende Nachweise einzufordern, um die Einhaltung der vereinbarten Standards bei relevanten Unterauftragnehmern und Lieferanten nachvollziehen zu können.»

Mehr Dialog vor der Ausschreibung

Nach Verbesserungsbedarf von Auftraggeberseite gefragt, nennt Eberle insbesondere eine klarere Beschreibung von Zielbild, Ausgangslage und Bewertungslogik. Die öffentlich zugängliche Ausschreibungsplattform Simap würde hierfür grundsätzlich einen einheitlichen Rahmen bieten. Er lässt aber durchscheinen, dass dieser in seinen Augen nicht konsequent genug eingehalten wird. «Wichtig sind realistische Zeitpläne, gut geschnittene Lose, präzise Muss-Kriterien und nachvollziehbare Gewichtungen. Hilfreich sind auch transparente Angaben zu Budgetrahmen, Entscheidungsprozessen, erwarteten Lieferobjekten und Betriebsverantwortlichkeiten», wie er anfügt. Bei komplexen IT-Vorhaben sollte die Beschaffung seiner Ansicht nach zudem mehr Möglichkeiten für Dialog, Varianten und eine schrittweise Konkretisierung schaffen. «Dadurch steigt die Qualität der Angebote und die Umsetzungsfähigkeit nach dem Zuschlag.»

Rund fünf Jahre nach der Revision zeigt sich damit ein gemischtes Bild. Der vom Bund angestrebte Kulturwandel ist im Schweizer IT-Channel durchaus angekommen. Qualität, Nachhaltigkeit, Security und langfristiger Nutzen spielen eine grössere Rolle als früher, während der Preis als vordergründiges Kriterium etwas von seinem früheren Gewicht verloren hat.


Gleichzeitig hat sich die Hoffnung auf grundsätzlich einfachere Beschaffungsverfahren zumindest aus Sicht der befragten Anbieter aber nur teilweise erfüllt. Schuldzuweisung für diese Entwicklung sind aber wohl kaum zielführend, werden mehrere Faktoren (Security, Souveränität, Nachhaltigkeit, Lieferketten etc.) schlicht durch die stetig steigende Komplexität beeinflusst.

Gerade kleinere Reseller können deshalb zwar von Teillosen und einem stärkeren Qualitätswettbewerb profitieren. Sie benötigen aber zunehmend Partner, um den administrativen und technischen Aufwand bewältigen zu können. Das Ziel, Aufwand und Abhängigkeiten im Beschaffungswesen grundsätzlich reduzieren zu wollen, scheint damit vor allem mit einer Massnahme erreichbar zu sein: Einem noch engeren Zusammenspiel innerhalb des Channels. (win)