Capture Technologien sollen die Extraktion von Informationen aus unterschiedlichen Dokumenten für deren Verteilung oder Klassifizierung automatisieren. In der Vergangenheit bestand das Erfassen lediglich darin, ein Papierdokument zu digitalisieren und in ein PDF-Dokument umzuwandeln, eventuell mit Texterkennung (OCR). Dieses digitale Dokument wurde dann manuell verarbeitet, um es – ebenfalls manuell – an die richtige Person oder Abteilung weiterzuleiten oder zu indizieren und schliesslich zu archivieren. Der Einsatz von Barcodes oder die Verwendung von Dokumentvorlagen vereinfachten die Verarbeitung; dies brachte aber nur wenig Flexibilität mit sich. Es ist jedoch auch möglich, ein Dokument mit seinen Daten zu erkennen und seine Verarbeitung zu automatisieren, ohne das Format oder den Inhalt im Voraus zu kennen. Genau hier kommt Smart Capture ins Spiel.

Durch die Extraktion von Rohdaten aus einem Dokument und den automatischen Vergleich mit Referenzdaten kann Smart Capture Informationen aus Dokumenten gewinnen. Diese aktuellen Referenzdaten stammen aus dem ERP des Unternehmens, einer Geschäftsanwendung oder einer anderen Datenablage. So können die Klassifizierungs- und Verteilprozesse leicht automatisiert werden.
Das häufigste Beispiel hierfür ist die Lieferantenrechnung, die erkannt, analysiert und automatisch zur Genehmigung an die richtige Abteilung und Person weitergeleitet wird. Sämtliche Rechnungsdaten werden gelesen und zur Buchung in das ERP-System importiert. Und das alles ohne manuelle Eingabe
Geht man noch einen Schritt weiter, lässt sich jedes Dokument vollautomatisch von der Software erkennen. Wo früher ein Mitarbeiter manuell die Post sortierte, wird diese Arbeit heute durch künstliche Intelligenz automatisiert. Mit Smart Capture lassen sich alle eingehenden Dokumente eines Unternehmens verarbeiten, ob sie in Papierform oder elektronisch vorliegen. Man spricht hier von Multichannel Capture Technologien.