Unternehmen verschenken Milliarden mit unwirtschaftlichem Dokumentenmanagement

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1. Juli 2011 - Europäischen Unternehmen sollen laut einer Studie aufgrund des unwirtschaftlichen Dokumentenmanagements potenzielle Gewinne in Höhe von insgesamt 46 Milliarden Euro entgehen.
Unternehmen verschenken Milliarden mit unwirtschaftlichem Dokumentenmanagement
Dokumente werde in vielen Unternehmen noch manuell gehandhabt (Quelle: Ricoh).
Ricoh Europe hat eine Studie in Auftrag gegeben, in der untersucht wird, was europäische Unternehmen das unwirtschaftliche Dokumentenmanagement kostet. Der Ricoh Process Efficiency Index zeigt auf, dass die für das Management geschäftskritischer Dokumente verantwortlichen Mitarbeiter rund 362 Millionen Arbeitsstunden pro Jahr auf diese Aktivitäten aufwenden und so Betriebskosten in Höhe von 147 Milliarden Euro verursachen. Unternehmen würde so ein Gewinn von 46 Milliarden Euro entgehen, schreibt Ricoh.
Für den Index wurden die Prozesse des geschäftskritischen Dokumentenmanagements in europäischen Unternehmen untersucht. Solche Kernprozesse – beispielsweise Bestellaufträge, Patientenakten oder Rechnungen – wirken sich laut den Studienverfassern direkt auf alle Beziehungen zu Kunden und Mitarbeitern aus. "Der Index veranschaulicht, dass sich veraltete, manuelle Prozesse in mehrfacher Hinsicht negativ auf die Geschäfte auswirken. Werden geschäftskritische Informationen zum Beispiel nur im Papierformat verarbeitet, steigt das Geschäftsrisiko deutlich an, da häufig nicht einmal eine Sicherungskopie vorliegt. Ihr Verlust kann schnell zu Sicherheitslücken führen. Und dort, wo Mitarbeiter unnötig lange mit der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen verbringen, konzentrieren sie sich nicht auf ihre eigentliche Geschäftstätigkeit und auf den Kundendienst", bilanziert Carsten Bruhn, Executive Vice President von Ricoh Europe.

Laut der Studie liegen rund 43 Prozent der geschäftskritischen Dokumente tatsächlich nur im Papierformat vor, und nur 22 Prozent der europäischen Unternehmen verfügen über ein vollautomatisiertes Dokumentenmanagement. Die gesamte Studie mit weiteren Zahlen kann hier als Whitepaper heruntergeladen werden.