Service-Management verbessert HR-Abläufe

von René Dubach


21. September 2017 - Jedesmal, wenn ein kleineres mittelständisches Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellen will, steht dem Verantwortlichen für das Personalwesen (Human Resources, HR) ein ausgewachsener Papierkrieg bevor. Damit der oder die Neue von Beginn an ungehindert arbeiten kann, ist weiterer Schriftverkehr nötig.

von Fabian Henzler, Director Product Marketing bei Matrix42

All diese Abläufe gilt es im Blick zu behalten und zeitlich zu koordinieren. Am einfachsten gestalten sich derlei Beschaffungsprozesse meist bei der IT-Ausstattung. Denn die IT-Abteilungen haben ihre Abläufe in aller Regel in den letzten Jahren auf ein softwaregestütztes Service-Management umgestellt. Mit einer entsprechenden Service-Managementlösung erfolgen sämtliche Veränderungen an der IT prozessbasiert und auf optimierte, standardisierte Weise – sei es die Beschaffung neuer Hard- und Software, das Aufspielen von Software-Updates, die Einrichtung eines E-Mail-Kontos für einen neuen Mitarbeiter – oder eben auch die Deaktivierung des Kontos, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlässt.

Was liegt also näher, als eine solche moderne Service-Managementlösung auch für andere Fachbereiche zu nutzen? Denn als Basis für die Abbildung automatisierter Abläufe dient hier eine sogenannte Workflow Engine – und für den Einsatz dieser Workflow Engine ist es unerheblich, ob der abzubildende Prozess einer aus dem Bereich IT ist, aus der Gebäudeverwaltung, dem Fuhrpark-Management oder eben dem Personalwesen.


HR-Prozesse bequem aufsetzen und verwalten

Für die Einrichtung und Ausgestaltung der jeweiligen Prozesse bieten fortschrittliche Lösungen dieser Art eine anwenderfreundliche, Web-basierte Benutzerschnittstelle. Dadurch kann ein Anwender den gewünschten Prozess mit wenigen Mausklicks zusammenstellen – ohne dafür eine aufwändige Schulung oder gar Programmierkenntnisse zu benötigen. Bei Veränderungsbedarf sind auch nachträgliche Anpassungen eines Prozesses jederzeit möglich, zum Beispiel wenn das Unternehmen einen neuen Standort eröffnet hat und dieser nun in den Abläufen mit zu berücksichtigen ist.

Eine moderne Service-Managementlösung, wie zum Beispiel Matrix42 Service, bietet auch anderen Abteilungen eine ausgereifte Basis, um Prozesse und Abläufe auf einfache Weise selbst einzurichten, zu automatisieren und damit zu beschleunigen. Wenn die Abläufe IT-gestützt einfacher und schneller abgewickelt werden, kann der Personalleiter statt für Papierkram mehr Zeit für wirklich wichtige Dinge, wie Mitarbeitergespräche und Fortbildungs-Initiativen aufwenden.

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